PRIVACY VERKLARING

Wij verwerken dagelijks informatie over personen, daarbij houden wij ons aan de wet. In deze privacyverklaring leggen wij uit welke persoonsgegevens we verwerken en voor welke doeleinden. Deze Verklaring is niet van toepassing op verwerking van persoonlijke informatie namens en volgens de instructies van derden, zoals luchtvaartmaatschappijen, autoverhuurbedrijven en andere dienstverleners, bedrijven die reizen of reispakketten organiseren of aanbieden, marketingpartners of zakelijke klanten.

Toestemming

‘Persoonlijke gegevens’: betreft alle informatie die wordt verzameld en geregistreerd in een indeling waarmee u persoonlijk kunt worden geïdentificeerd, hetzij direct (bijvoorbeeld naam) of indirect (bijvoorbeeld telefoonnummer), als natuurlijke persoon. Wij adviseren u om eerst deze privacyverklaring te lezen, voor u ons deze informatie verstrekt. Deze privacyverklaring maakt deel uit van onze voorwaarden. Door gebruik te maken van onze producten of diensten en/of door in te stemmen met deze privacyverklaring, bijvoorbeeld bij het registreren voor een van onze producten of diensten, ongeacht de wijze waarop de reservering tot stand is gekomen, stemt u in met het verzamelen en gebruiken van persoonlijke informatie, zoals beschreven staat in deze Verklaring.

Persoonlijke informatie die wij verzamelen

Bij elk contact of elke interactie met de gast en bij uitoefening van ons werk, kunnen wij persoonlijke informatie verzamelen. Op verschillende tijdstippen zijn wij genoodzaakt u, als gast, te vragen naar informatie over u en/of uw gezinsleden, zoals:

Contactgegevens (bijvoorbeeld achternaam, voornaam, telefoonnummer, e-mail);
Persoonlijke gegevens (bijvoorbeeld geboortedatum, nationaliteit);
Betaalinformatie zoals uw creditcardnummer en andere kaartinformatie (voor transacties en reserveringen);
Authenticatie-informatie en andere factuur- en rekeninggegevens die aan factureren verbonden zijn;
Uw aankomst- en vertrekdata;
Uw vragen/opmerkingen tijdens of na verblijf;
Conversaties per mail, apps en sms.

Verder verzamelen we in bepaalde gevallen andere persoonlijke informatie, zoals:

Deelname aan een wedstrijd en marketingprogramma’s (zelfs als u niet in het Guesthouse verblijft);
Informatie over voertuigen die u mee naar ons hotel kunt nemen;
Beoordelingen en meningen over ons Guesthouse (als ze door u verstrekt of aan u gekoppeld zijn);
Groepen waaraan u verbonden was tijdens verblijf in het Guesthouse;
Andere soorten informatie waarvoor u gekozen heeft die aan ons te verstrekken of die we over u hebben verkregen;
Sollicitaties: als u bij Guesthouse Vertoef wilt solliciteren, zullen wij de door u gestuurde CV en motivatiebrief in ons portfolio bewaren;
Vergaring bij hotels: we verzamelen aanvullende persoonlijke informatie tijdens het registreren/inchecken bij onze hotels, waarbij opnemen van dergelijke informatie door lokale wetgeving vereist kan worden. Er is sprake van een gesloten televisiecircuit, die beelden en geluiden van gasten en bezoekers in de openbare ruimten, waar wettelijk toegestaan, opnemen voor beveiliging van onze gasten en bezoekers en personeel. Enkel de hotelmanager en politie heeft toegang tot deze beelden. Informatie gerelateerd aan uw locatie in het Guesthouse wordt opgeslagen via sleutelkaarten en andere technologieën, zoals Wifi. Daarnaast kunnen we ook aanvullende persoonlijke informatie verzamelen in verband met diensten ter plaatse, zoals conciërgediensten, activiteiten, vergaderruimte verhuur en middels een serviceovereenkomst voor de flexwerkplekken;
Wij verwerken ook persoonsgegevens van werknemers, in het kader van de arbeidsovereenkomst en op basis van wettelijke grondslagen. Voor informatie over de verwerking van persoonsgegevens van werknemers, wordt verwezen naar het beleid op de locatie.

Van personen onder de 18 jaar verzamelen wij uitsluitend naam, nationaliteit en geboortedatum. Enkel een volwassene kan deze gegevens aan ons verstrekken. Wij zouden het op prijs stellen als u ervoor kunt zorgen dat uw kinderen ons geen persoonlijke gegevens sturen zonder uw toestemming (met name via internet). Als deze gegevens worden verzonden, kunt u contact opnemen via info@guesthousevertoef.com om deze informatie te laten verwijderen.

Wij verzamelen niet bewust gevoelige informatie, zoals gegevens over ras, etnische afkomst, politieke opvattingen, godsdienstige of levensbeschouwelijke overtuigingen, lidmaatschap van een vakbond, gezondheid of seksuele geaardheid.

Afhankelijk van de lokale geldende wetten kan ook andere informatie beschouwd worden als gevoelig, zoals uw creditcardnummer, uw vrijetijdsbesteding, persoonlijke activiteiten en hobby’s, en of u al dan niet rookt. Mogelijk zijn wij wel verplicht te deze gegevens te verzamelen om te voldoen aan uw vereisten of u te voorzien van een passende service, zoals een specifiek dieet.

Persoonlijke informatie die wij verzamelen

Ook via derden kunnen wij informatie over u verzamelen, waaronder informatie van onze boekings- betaalkaart- en andere partners; van sociale mediasites overeenkomstig uw instellingen op dergelijke sites; en van externe bronnen die wettelijk zijn toegestaan om uw gegevens met ons te delen. We gebruiken en delen deze informatie over u voor de doeleinden zoals beschreven in deze privacyverklaring.

Wanneer worden uw persoonlijke gegevens verzameld

Persoonlijke gegevens kunnen worden verzameld bij verschillende gelegenheden, waaronder:

Guesthouse activiteiten: zoals het boeken van een kamer, inchecken en betalen, eten/drinken in de bar, verzoeken, klachten en/of geschillen;
Informatie overdracht van derde partijen: zoals GDS-reserveringssystemen, touroperators en reisbureaus)
Internetactiviteiten: zoals verbinding met onze website en Wifi netwerk (IP-adres en locatie), online formulieren, reservering aanmaken, sociale media, netwerkaanmeldingen zoals via Facebook.

Gebruik van uw persoonlijke gegevens

Uw persoonlijke gegevens gebruiken wij op een aantal manieren voor de volgende doeleinden:

Voldoen aan onze verplichtingen tegenover onze gasten;
Beheer van kamerreserveringen: aanmaak en opslag van juridische documenten in overeenstemming met boekhoudkundige normen;
Beheer van uw verblijf: zoals toegang tot de kamers, gebruik van onze diensten zoals de bar en fietsverhuur, ‘zwarte lijst’ van gasten die zich dusdanig ongepast hebben gedragen, dat ze niet meer welkom zijn (denk aan beschadiging en vandalisme, diefstal, schending contract met Guesthouse, agressief en antisociaal gedrag, schending van de veiligheidsvoorschriften, het in gevaar brengen van zichzelf/gasten/personeel of betalingsproblemen);
Beheer van relaties met gasten: wensen en voorkeuren van terugkerende gasten opslaan en beheren, beheer van loyaliteitsprogramma, aanleveren gegevens voor de gastendatabase, voorspellen van en anticiperen op toekomstig gedrag; Om te voldoen aan de lokale wetgeving, zoals het bijhouden van een nachtregister en het opslaan van boekhoudkundige documenten;
Verbetering van onze service en diensten: aanpassing van onze producten en services om beter op uw behoeften in te spelen, u informeren over speciale aanbiedingen en nieuwe services;
Beheer digitale facturatie. Na uw verblijf ontvangt u de rekening digitaal. Het is uw verantwoordelijkheid om ervoor te zorgen dat wij het juiste en gewenste emailadres van u hebben. Indien u een reservering aanmaakt voor een andere persoon, wordt de bevestigingsmail naar uw emailadres gestuurd;
Beheer van groepsreserveringen en evenementen: als u als onderdeel van een groepsreservering of evenement een bezoek brengt aan ons Guesthouse, kan informatie, verzameld worden voor de planning en organisatie van de service. Deze kan worden gedeeld met de organisators en, indien van toepassing, met de gasten die de reservering of het evenement organiseren of eraan deelnemen;
Vergader- en evenementplanning: uw persoonlijke informatie kunnen wij gebruiken om u van informatie te voorzien over vergader- en evenementplanning.

Toegang tot uw persoonlijke gegevens door derden

Enkel geautoriseerd personeel heeft toegang tot uw persoonlijke gegevens, waaronder:

Personeel van Guesthouse Vertoef;
IT- onderaannemer;
Medische services indien van toepassing;
Juridische services, indien van toepassing;
Commerciële partners en marketingbureaus.

Uw persoonlijke gegevens kunnen worden verzonden naar een derde partij met het oog op het verlenen van services en het verbeteren van uw verblijf, bijvoorbeeld:

Banken, creditcardbedrijven, externe advocaten, dispatchers en printers.

We kunnen door lokale overheden verplicht worden om uw gegevens naar hen te verzenden, indien dit vereist is door de wet of als onderdeel van een onderzoek in overeenstemming met de plaatselijke voorschriften.

Beschermen van uw persoonlijke gegevens

Guesthouse Vertoef neemt gepaste technische en organisatorische maatregelen, in overeenstemming met de geldende wettelijke bepalingen, om uw persoonlijke gegevens te beschermen tegen onbevoegde toegang, bekendmaking, wijziging of vernietiging en persoonlijke informatie up-to-date te houden. Van onze gelieerde bedrijven en dienstverleners waarmee we persoonlijke informatie delen, proberen wij ook te eisen dat zij redelijke inspanningen leveren om de vertrouwelijkheid van persoonlijke informatie over u te behouden. Voor de invoer van persoonsgegevens op de website, maken wij gebruik van een SSL-coderingstechnologie om een veilige gegevens overdracht te waarborgen. Daarnaast hebben we allerlei organisatorische maatregelen getroffen zoals gebruikersnaam-/wachtwoordsysteem en camera beveiliging.

Helaas is geen enkel beveiligingssysteem of systeem voor het versturen van gegevens via internet volkomen veilig. Stuur ons, ter bescherming van uw eigen privacy, geen betaalkaartnummers of enige andere vertrouwelijke persoonlijke informatie via e-mail. Wij nemen geen contact op via mobiele telefoon/sms-berichten of e-mail om u om vertrouwelijke persoonlijke informatie of betaalkaartgegevens te vragen. Als u een dergelijk verzoek ontvangt, reageer daar dan niet op. We vragen u om ons in een dergelijk geval op de hoogte te brengen via info@guesthousevertoef.com.

Bewaren van uw persoonlijke gegevens

Uw persoonlijke gegevens bewaren wij slechts gedurende de periode die noodzakelijk is voor de doeleinden van deze privacyverklaring of in overeenstemming met de geldende wet.

Persoonlijke gegevens opvragen en wijzigen

U heeft recht op toegang tot uw persoonlijke gegevens, zoals verzameld door Guesthouse Vertoef en deze bij te werken, corrigeren of verwijderen overeenkomstig de geldende wettelijke bepalingen. Dit soort aanvragen moeten schriftelijk worden ingediend via info@guesthousevertoef.com. Indien u een verzoek indient middels een door ons onbekend emailadres, zullen wij met het oog op de vertrouwelijkheid en bescherming van persoonlijke gegevens, u moeten vragen om u te identificeren om te kunnen reageren op uw verzoek. U wordt verzocht om een officieel identiteitsbewijs met uw verzoek mee te sturen. Wij doen ons best om deze verzoeken in te willigen in overeenstemming met de geldende wet. Als u een dergelijk verzoek doet, kan het zijn dat wij u niet dezelfde kwaliteit en verscheidenheid in diensten kunnen leveren die u van ons gewend bent.

Updates van deze verklaring

Deze verklaring zal van tijd tot tijd aangepast worden. Wij adviseren u dan ook om het regelmatig te raadplegen, met name bij het maken van een reservering.

Vragen?

Indien u vragen heeft over de inhoud van de privacyverklaring, kunt u zich wenden tot info@guesthousevertoef.com